Actividad 9: Elabora bitácoras

Identificando las necesidades del cliente 

Documentación del departamento de TI

Mantener actualizada la documentación es un desafío incluso para los departamentos de TI mejores administrados. La documentación de TI puede tener diferentes formas, como diagramas, manuales, configuraciones y código fuente. En general, la documentación de TI corresponde a una de cuatro categorías generales; políticas, operaciones, proyectos y documentación de usuarios.

Documentos de políticas 

• Políticas de uso aceptables que describen cómo se utiliza la tecnología dentro de la organización. 
• Políticas de seguridad que describen todos los aspectos de la seguridad de la información, incluidas las políticas de contraseñas y los métodos de respuesta de incidentes de seguridad.
• Políticas de cumplimiento normativo que describen todas las normativas federales, estatales, locales y de la industria que se aplican a la organización.
• Políticas y procedimientos de recuperación tras desastres que proporcionan planes detallados sobre que se debe hacer para restaurar los servicios en caso de una interrupción.

Documentos de operaciones y planificación 

• Los documentos de planificación y estrategias de TI detallan los objetos a corto y largo plazo del departamento.
• Propuestas para futuros proyectos y aprobaciones de proyectos.
• Presentaciones y minutas de reuniones.
• Propuestas y registros de compras.
• Administración del inventario, incluidos los inventarios de hardware y software, las licencias y los métodos de administración, como el uso de etiquetas de identificación de recursos y códigos de barras.

Documentos del proyecto

• Solicitudes de usuarios de cambios, actualizaciones o nuevos servicios.
• Diseño de software y requisitos funcionales, incluidos los diagramas de flujo y código fuente.
• Diagramas lógicos y físicos de topología de la red, especificaciones de equipos y configuraciones de dispositivos.
• Formularios de administración de cambios.
• Formularios de prueba y aceptación del usuario.

Documentación del usuario 

• Características, funciones y funcionamiento del software, hardware y los servicios proporcionados por el departamento de TI.
• Manual del usuario final para hardware y software.
• Base de datos de casos de soporte técnico con resoluciones de informes.
• Artículos de la base de datos que permite la búsqueda y preguntas frecuentes.

Considerando las políticas de la empresa 

Requisitos para el cumplimiento normativo 

Las regulaciones federales, estatales, locales y del sector pueden tener requisitos de documentación más allá de lo que suele estar documentado en los registros de la empresa. Las políticas regulatorias y de cumplimiento a menudo especifican que los datos deben recopilarse y cuánto tiempo se los debe conservar. Algunas de las regulaciones pueden tener implicaciones en los procesos y procedimientos internos de la empresa. Algunas reglamentaciones requieren que se lleven registros exhaustivos sobre como se accede a los datos y como se los utiliza.